Confidentialité, personnes présentées par un partenaire

Cette page complète notre politique de confidentialité et ne concerne qu’un cas : celui d’une personne dont les coordonnées nous ont été transmises par un partenaire indépendant, avant tout contrat avec nous. Si vous êtes client, c’est la page principale qui s’applique.

Sur quel fondement nous vous écrivons

Aucun contrat ne nous lie encore. Nous traitons vos coordonnées sur le fondement de notre intérêt légitime à vous adresser une proposition d’audit, au sens de l’article 6 par. 1 let. f RGPD et de l’article 31 al. 1 LPD. Cet intérêt est le développement de notre activité auprès de professionnels pour lesquels l’offre est pertinente. Nous l’avons mis en balance avec votre droit à ne pas être sollicité, ce qui nous conduit à limiter la prospection à un seul message, à supprimer vos coordonnées de contact sur simple demande et sans motif, sous réserve du registre minimal décrit plus loin, et à ne jamais les céder.

Ce que nous faisons de vos coordonnées

Nous pouvons être amenés à travailler avec un petit nombre de partenaires indépendants qui nous présentent des personnes susceptibles d’être intéressées par nos prestations. Ces partenaires ne sont ni nos employés ni nos représentants, et ils ne négocient rien en notre nom. Nous leur imposons par contrat de ne transmettre les coordonnées d’une personne physique qu’avec l’accord préalable de celle-ci, et de nous en attester par écrit. Cet accord est une obligation que nous leur imposons ; il ne remplace pas votre droit de vous opposer à notre propre traitement, que vous pouvez exercer à tout moment auprès de nous.

Dès que nous recevons vos coordonnées, c’est JIMAN SEO qui devient responsable de leur traitement. Nous vous informons alors au plus tard un mois après cette réception, et dès notre premier message si celui-ci intervient plus tôt. Notre contrat nous oblige par ailleurs à vous contacter dans les dix jours de l’enregistrement de votre dossier. Ce n’est pas une faculté : l’obligation est ferme. Si nous y renonçons, vous recevez malgré tout cette information et vos coordonnées de contact sont supprimées, sous la seule réserve du registre minimal décrit plus loin. Cette information porte sur :

• l’origine de vos coordonnées, en vous nommant la personne qui nous les a transmises ;
• les données que nous détenons : votre nom, vos coordonnées professionnelles, l’adresse du site concerné et la date à laquelle le partenaire nous a signalé ce contact ;
• la finalité, à savoir vous proposer une prestation d’audit, et le fondement sur lequel nous nous appuyons ;
• la durée de conservation et les destinataires possibles, y compris les pays concernés ;
• vos droits, dont celui de vous opposer à toute prospection, et la possibilité de saisir une autorité de protection des données.

Votre opposition est inconditionnelle et n’a pas à être motivée. Il suffit de nous écrire à contact@jimanseo.com et nous cessons immédiatement.

Ce que le partenaire apprend de vous. Sa rémunération dépend de ce que vous achetez éventuellement, ce qui nous oblige à lui rendre des comptes. Nous lui indiquons, dans les dix jours de l’enregistrement de votre dossier, si nous vous avons contacté ou si nous y avons renoncé. Puis, chaque trimestre et même si rien ne s’est passé, nous lui adressons un relevé mentionnant votre dossier et son statut. Si vous devenez client, il l’apprend plus vite que cela : nous l’informons dans les cinq jours de chaque paiement. Nous lui indiquons alors la référence, la date et le montant hors taxes de la facture, toute remise ou déduction qu’elle porte, ainsi que la commission due. Le relevé trimestriel reprend ensuite ces mêmes éléments.

Nous ne lui transmettons en revanche ni le contenu de votre dossier, ni votre questionnaire, ni votre rapport, ni copie de nos factures. Nous pouvons en revanche lui adresser, en dehors de toute procédure, un extrait de la facture limité aux éléments décrits plus bas, lorsqu’il conteste le montant de sa commission. Il est tenu à la confidentialité par contrat, pendant toute la durée de celui-ci et trois ans après sa fin, sous la seule réserve des pièces qu’il doit produire au tiers vérificateur décrit plus bas.

Vos droits auprès du partenaire. Il conserve pour son propre compte ce qu’il a établi de son côté, notamment son message d’annonce, l’attestation de votre accord, et les relevés que nous lui adressons. Pour ces éléments, vos droits s’exercent auprès de lui, et nous vous communiquons son identité et ses coordonnées sur simple demande.

Combien de temps nous gardons quoi. Si vous ne donnez pas suite à notre message, nous cessons toute prospection à votre égard et supprimons vos coordonnées de contact au plus tard six mois après leur réception. Nous conservons ensuite, pendant vingt-quatre mois à compter de la date à laquelle le partenaire vous a signalé, un registre minimal limité à votre nom, à l’adresse de votre site, à cette date et au statut du dossier. Cette conservation a deux raisons que nous ne pouvons pas éviter : établir ce qui est dû, ou non, à notre partenaire si vous décidiez de faire appel à nous plus tard, et vous garantir de ne pas être resollicité par erreur. Ce registre ne sert à aucune prospection et il est supprimé à l’échéance. Si vous vous opposez, la même règle s’applique, avec suppression immédiate des coordonnées de contact au lieu du délai de six mois.

Nous ne rémunérons jamais un partenaire sur la simple transmission d’un nom : sa rémunération ne peut naître que si vous devenez client.

Vérification par un tiers en cas de litige avec un partenaire

Notre modèle de contrat de partenariat prévoit deux cas, distincts, où un comptable ou une fiduciaire indépendante peut examiner des pièces.

Constatation de faits contestés

En cas de désaccord avec un partenaire sur un montant ou sur une date, un expert indépendant peut être désigné pour constater les faits sur pièces. Il n’agit pour aucune des deux parties. Nous lui produisons un extrait de facture limité à sa référence, sa date, son montant hors taxes avant et après remise, la désignation de l’offre et la mention de toute remise ou déduction que la facture porte, ou de leur absence, la preuve des encaissements correspondants, nos relevés au partenaire et, s’ils existent, notre accusé de réception de l’annonce et la pièce datée par laquelle nous soutiendrions qu’un prospect nous était déjà connu. Cette dernière pièce vous concerne directement : c’est la trace d’un contact antérieur avec vous.

Nous caviardons au préalable les données personnelles sans rapport avec le fait contesté, à l’exception des mentions de remise ou de déduction, que le contrat impose de laisser lisibles, sous la seule réserve des données personnelles qu’elles contiendraient, mais l’expert peut exiger la version non caviardée d’une pièce déterminée si le caviardage l’empêche de constater le fait, et il en informe alors les deux parties. Il communique à chaque partie copie de ce que l’autre a produit, à l’exception des pièces émanant d’un client ou l’identifiant au-delà du nom que le partenaire connaissait déjà. Il signe un engagement écrit de confidentialité avant de recevoir la moindre pièce, ne reprend dans son rapport que ce qui est nécessaire, et restitue ou détruit les pièces reçues dans les six mois suivant la remise de son rapport ou, si un procès est en cours, dans les six mois suivant sa clôture.

Attestation annuelle des encaissements

Un partenaire peut aussi demander, une fois par an et sans qu’aucun désaccord existe, qu’un comptable ou une fiduciaire atteste les encaissements relatifs à ses seuls apports. Ce cas est distinct du précédent et le contrat ne l’assortit pas des mêmes garanties de caviardage et de restitution. Nous y appliquons néanmoins la même règle de minimisation : seuls les éléments nécessaires à l’attestation sont communiqués.

Le responsable du traitement

C’est Jaures Idriss SIME NANKAM, entrepreneur individuel exerçant sous l’enseigne JIMAN SEO, 6440 Brunnen, canton de Schwytz, Suisse. Écrivez-nous à contact@jimanseo.com.

Les autres destinataires de vos données, les pays concernés, vos droits et la manière de saisir une autorité de protection des données figurent dans la politique de confidentialité, qui s’applique aussi à vous.